Tässä tietosuojaselosteessa kuvaillaan ne tarkoituksenmukaisesti kerätyt ja koostetut tiedot, joita Kuopion ylioppilasteatteri kerää sivuvierailijoista, sekä niiden käyttötarkoitus, laajuus, säilyttäminen ja käytännöt. Selostetta päivitetään tarvittaessa. Seloste on päivitetty viimeksi 27.2.2021.
Rekisterinpitäjä
Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunta
Kuopion ylioppilasteatteri
PL 1627
70211 Kuopio
puh. 044-5768416
kuopionylioppilasteatteri@gmail.com
Rekisterinpitäjän velvollisuudet
Rekisterinpitäjän velvollisuutena on huolehtia, että rekisterinkäyttö on asianmukaista, rekisterit täyttävät niille asetetut voimassaolevat lait ja säädökset, sähköisten rekisterien tietoturva on ajantasaista ja ennaltaehkäisevää sekä tietoja kootaan vain siinä määrin, kun se on käyttötarkoitustensa kannalta oleellista ja perusteltua.
Verkkosivuvierailijoista kerätyt tiedot
Yleistä
Rekistereiden keskeisenä käyttötarkoituksena on tiedonsaannin kehittäminen ja yhteystietonsa tiettyä käyttötarkoitusta varten antaneiden verkkosivuvierailijoiden tavoittaminen. Tietoja kootaan ja säilytetään vain siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä ilmoitetun käyttötarkoituksen kannalta. Vierailijalla on oikeus saada pyynnöstä kirjallisena ne hänestä kerätyt tiedot, jotka voidaan tunnistettavasti rekisterinpitäjän toimesta liittää häneen, sekä pyytää näiden poistamista. Pyynnön yhteydessä on tietoturvasyistä todistettava henkilöllisyytensä tietojen asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.
Kerätyistä tiedoista sekä niiden pohjalta koostetuista tiedoista voidaan tehdä lyhytaikaisia sähköisiä kopioita tai paperikopioita käsittelyä varten. Kopiot hävitetään käsittelyn jälkeen, jollei niiden pysyvämpi arkistointi ole erityisestä syystä perusteltua.
Kävijöistä kerätyt tiedot
Vierailutiedot
Kerätyt tiedot
Sivulatauksella kävijästä kerätään seuraavia tietoja:
- vierailuaika
- vierailtu sivu ja edeltävät sivut
- vierailijan yksilöintiä avustava tieto (ip-osoite, selain, sijainti ja evästeet)
Tarkoitus
Tavoitteena on kehittää kotisivuja yhä enemmän vierailijaa palvelevaan suuntaan. Tarkoituksena on kartoittaa
- mitä vierailija hakee ja löytääkö hän etsimälleen sivulle
- tarvitaanko uutta sivua tai osiota vastaamaan kävijän tiedontarpeeseen
- miten pitkän polun vierailija käy ennen kuin löytää mahdollisesti etsimänsä
- onko kotisivuilla tarpeettomia sivuja
- onko kotisivuilla ruuhkahuippuja ja millaiseen tiedontarpeeseen ne kohdentuvat
- mistä päin verkkosivuvierailijat saapuvat
- teknisissä virhetilanteissa virheeseen johtaneet syyt
- muu kotisivujen kehittämisen kannalta tarkoituksenmukainen analyysi (markkinointi, tiedon tarjoaminen)
Tietojen säilytys
Vierailutietoja säilytetään WordPress-sivumoottorin omassa tietokannassa sekä mahdollisten tilastointilisäosan kehittäjän hyödyntämien kolmansien osapuolien tietovarastoissa. Sivulatauksesta muodostuu myös verkkosivupalvelimen logimerkintä.
WordPress-lisäosien keräämät tiedot
Kerätyt tiedot
Kotisivuilla käytetyillä kolmannen osapuolen kehittämillä lisäosilla on keskeisenä osana kotisivuja pääsy samoihin tietoihin, joita käytetään verkkosivuvierailujen tilastoinnissa. Lisäksi lisäosien on mahdollista yksilöidä tarkemmin ulkopuolisiin kolmannen osapuolen palveluihin, kuten Facebookiin, kirjautuneiden vierailijoiden toimintaa. Tietojen kerääminen ja käsittely voivat myös muuttua lisäosan kehittäjäosapuolen tai osapuolen yhteistyökumppanien yksipuolisesta päätöksestä. Kuopion ylioppilasteatteri ei voi osaltaan puuttua näiden tietojen käsittelyyn.
Evästeitä osana omia palveluitaan käyttävät tahot:
- Google Fonts (Googlen tietosuojakäytäntö)
- Google reCAPTCHA (Googlen tietosuojakäytäntö)
- Facebook (Facebookin ja Instagramin tietokäytäntö)
- Instagram (Facebookin ja Instagramin tietokäytäntö)
Tarkoitus
Kolmannen osapuolen toimijoiden pääsääntöinen tarkoitus on markkinointi. Esimerkiksi some-alustat voivat seurata, millä sivuilla some-alustalle kirjautunut vierailee käydessään Kuopion ylioppilasteatterin kotisivuilla ja kohdentaa tämän jälkeen omaa markkinointiaan kyseiselle käyttäjälle.
Tietojen säilytys
Kolmannen osapuolen toimijat vastaavat itse keräämiensä tietojen säilytyksestä.
Verkkolomakkeilla kerätty tieto
Kerätyt tiedot
Verkkolomakkeilla kerätään niillä kävijälle näkyvät täydennettävät tiedot käyttäjän suostumuksella. Tyypillisiä kerättäviä tietoja ovat yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumero, sähköposti ja/tai osoite käyttötarkoituksen mukaan. Lisäksi kerätään kyseisen käyttötarkoituksen osalta oleellisia valintoja, päivämääriä ja vapaamuotoisia tekstivastauksia. Kävijälle näkyvien tietojen lisäksi voidaan tallentaa lähetysajankohta sekä kävijän roskapostittajasta erottavat yksilöivät tiedot ja evästeet.
Tarkoitus
Lomakkeilla kerätään järjestettävän kurssin tai tapahtuman kannalta oleellinen ilmoittautuminen ja yhteystiedot, joilla asianosaisen saa kiinni tähän liittyvän yhteydenpidon tiimoilta. Käytettävyyssyistä lomake voi myös muistaa aiemmin syötetyt tiedot helpottaakseen uudelleensyöttämistä. Kyseisessä yhteydessä kerättyjä yhteystietoja ei käytetä yhteydenottoon muissa asioissa ilman asianosaisen erillistä suostumusta joko lomakkeella tai myöhemmän viestinnän yhteydessä.
Tietojen säilytys
Lomakkeella täytetyt ja lähetetyt tiedot tallentuvat WordPress-lisäosan hyödyntämään tietokantaan sekä paikoin evästeisiin ja lähetetään lomakkeen toimintoa koordinoivalle jäsenelle sähköpostitse. Tiedot voivat toistua myöhemmässä yhteydenotossa esimerkiksi sähköpostivastauksessa lainattuna tekstinä.
Tietoturva
Tekninen tietoturva
Kerätyt tiedot ovat verkkopalvelimella verkkosivupalvelimen logeissa (sivulataukset) ja tietokannassa, joihin on suora pääsy vain sivujen ylläpitäjillä ja palveluntuottajalla. Välillinen pääsy tietokantaan on kotisivujen aktiivisesti päivitettävällä WordPress-alustalla, mikä edellyttää kirjautumista https-protokollan välityksellä. Kirjautumistunnuksia kotisivuille on luovutettu vain ylläpitäjän ja valikoitujen jäsenten käyttöön. Kolmannen osapuolen keräämien tietojen (some-upotukset ja muut tiedonkeruuta hyödyntävät WordPress-lisäosat) teknisistä ratkaisuista vastaavat kolmannet osapuolet itse.
Lomakkeilta kerätyt tiedot välitetään WordPress-lisäosan tiedontallennuksen lisäksi sähköpostitse lomakkeen käyttötarkoituksesta vastaavalle henkilölle tai henkilöille. Osassa lomakkeista käytetään roskapostittajien tunnistamiseksi Googlen reCAPTCHA-palvelua (tietosuojakäytäntö).
Tietojen luovuttaminen
Rekistereitä koskevia erillisiä luovutuspyyntöjä tehdään vain henkilöllisyytensä vahvistaneiden henkilöiden pyynnöstä. Tällä varmistetaan, etteivät henkilöiden tiedot päädy vääriin käsiin. Tietoja tai niistä laadittuja koostetietoja ei luovuteta ilman asianosaisen suostumusta Kuopion ylioppilasteatterin toimesta eteenpäin kolmansille osapuolille, jollei kyseessä ole lakisääteinen viranomaismääräys.
Muutoshistoria
| pvm | Muokkaaja | Kuvaus |
| 27.2.2021 | Ville Kumpulainen | Ensimmäinen julkaistu versio. |